A magyar cégjog évtizedekig ragaszkodott egymás megtekintéséhez, ha egy gazdasági társaság döntést kívánt hozni. A számviteli beszámoló elfogadása fontos, de gyakran ellazáskodott folyamat a tulajdonosok részéről, főleg a kisebb vállalkozások esetén. A személyes jelenlétet igénylő taggyűlés eleve egy olyan feladat volt a tulajdonosoknak, ami lassú, körülményes és drága aktus volt, így aztán egyre divatosabb lett gyűlés nélkül utaztatni a papírokat, amin aztán minden érintett a kézjegyével ismerte el a taggyűlést tényét.
Aztán jött a COVID és minden megváltozott... A papír, mint vírushordozó még a személyes találkozónál nemcsak kényelmetlenebb, de veszélyesebbé is vált, így az ülés megtartása nélküli döntés (Ptk. 3:20.§) az amúgy jogszerűen eljárók figyelmét egyre inkább felkeltette.
A szabályokat végül elolvasók számára azonban gyorsan kiderült, hogy jelentősen alulszabályozottra sikerült a virtuális döntéshozatal, na persze a gyűlés megtartására se szokták előírni, hogy mikor kezdődhet az ülés, a helyiségben hány fok legyen vagy az hányadik emeleten tartható meg, úgy, hogy az épületben nincs lift. Úgy tűnik, hogy egy sor dolog a józan ész és a logika szerint alakul, aztán azt akkor kérik számon egymástól az érintettek, ha a döntés kapcsán vita alakul ki. Vitán felül áll például az, hogy az ülés megtartása nélküli döntéshozatalnál nincs megismételt szavazás, bár azt a törvény nem írja elő, de a Fővárosi Ítélőtábla egyik ítéletében ezt simán kikövetkeztették a jogalkotói akaratból.
Vita azonban ritkán alakul ki a mikro- és kisvállalkozások körében, legfeljebb a válófélben lévő házastárs vagy a haragos rokonok keresnek kifogást az ilyen döntéshozatalon. Ez azonban ritka, így inkább azzal érdekes foglalkozni, hogy miként lehet a jóhiszemű tulajdonosok adminisztrációs terhét csökkenteni az ülés megtartása nélküli döntéshozatallal.
Tény, hogy a törvény előírja, hogy legyen a döntéshozatalhoz szükséges az előzetes tájékoztatás, aminek a meghívóban kell szerepelnie. A törvény szándékosan nem rendezi a meghívó formáját, csak a tartalmát, de azt is csak nagyvonalúan, hiszen minden eset más. Nem kell a meghívót az ügyvezetőnek kiküldenie, sőt annak a meghívó szót se kell tartalmazni, írásbeli döntéshozatalnál csak a döntés tervezete kell. Így akár a könyvelő is kiküldheti a tulajdonosok számára a beszámolót és a döntés tervezett szövegét.
Most jön a szavazás kérdése. A szavazás lebonyolításának módjáról egyetlen szabály se található, az lényegében a képviselő tagon múlik, aki végül hitelesíti a döntést. Ha a szavazatokat szóban kérte el, vagy "csetszolgáltatáson", esetleg e-mailen kapta, az is jó lehet. Ezek mind kimerítik az írásos forma kategóriáját. Kizárólag egy vita esetén számít, hogy miként történt a szavazat leadása, mert azt dokumentálni nem muszáj. A bírák is azon az állásponton vannak, hogy teljesen rendben van, hogy a tulajdonosok döntik el, hogy a szavazás részletszabályait kidolgozzák-e vagy sem. Bár a törvény nem írja, de az egyszerűsített végelszámolásnál rendeletben előírt dokumentumokból tudjuk, hogy elvárás, hogy a szavazatok száma és megbontása szerepeljen a döntésben.
A számviteli beszámoló elfogadásának mintája optimálisan így nézhet ki (DOC kitölthető változat):
Ha megvolt a szavazásos "izé", akkor a képviselő tag hitelesíti a döntés szövegét, amihez nem kell nyomtató, papír vagy toll. A PDF formátumú fájl hitelesíthető elektronikusan az állam által biztosított elektronikus aláírással (AVDH). Ha az aláíró céget képvisel, akkor az ingyenes AVDH cégszerű aláírásnak is minősül, amit üzleti érdekből szokott vitatni az elektronikus aláírások értékesítésében érdekelt Microsec Zrt...
Figyelem: Az AVDH-zott PDF mellékletét nem nyitja meg a Chrome, vagy bármelyik más böngésző.
Ruszin Zsolt, a FairConto Zrt. részvényese